Digitaal ondertekenen documenten
Multilease is overgegaan op digitaal ondertekenen. In april 2020 begonnen we hiermee. Zodat met het vele thuiswerken het ondertekenen van leasecontracten plaatsonafhankelijk, zonder printer of scanner gewoon kon doorgaan. Inmiddels hebben we hier anderhalf jaar ervaring mee en het bevalt ons én de relaties die het gebruiken zo goed, dat we helemaal overstappen op digitaal ondertekenen van documenten. In eerste instantie voor de leasecontracten, maar dit zal verder worden uitgebreid met contractwijzigingen, verhuurovereenkomsten en uiteindelijk ook de hoofdovereenkomst.
Zo kunnen documenten onafhankelijk van de locatie altijd digitaal worden ondertekend zonder dat er geprint of gescand hoeft te worden. Super simpel dus en bovendien wel zo duurzaam.
Wie ondertekent het digitale (lease)contract?
Het leasecontract moet altijd worden ondertekend door de tekenbevoegde(n) van het bedrijf volgens de KvK. In geval van gezamenlijke bevoegdheid zullen meerdere tekenbevoegden na elkaar de mail met het tekenverzoek ontvangen. Het is ook mogelijk additionele ondertekenaars aan dit proces toe te voegen. Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan de bestuurder van de auto die besteld gaat worden, een tussenpersoon (intermediair) of de wagenparkbeheerder die het leasecontract operationeel en inhoudelijk controleert voordat het naar de tekenbevoegde(n) gaat. Het is aan jou.
Wat hebben we nodig?
Het digitale proces is uiteraard alleen mogelijk als we de e-mailadressen van alle ondertekenaars in dit proces beschikbaar hebben. We willen je daarom vragen een aantal gegevens aan ons aan te leveren zodat het leasecontract direct via dit digitale proces kan verlopen. Vul de benodigde gegevens hieronder in.
Zodra we deze gegevens van je ontvangen hebben en het leasecontract is door onze afdeling Kredietacceptatie geaccepteerd, zullen wij het leasecontract versturen ter ondertekening. Hieronder lees je nog wat gedetailleerder over het digitaal ondertekenen.
Hoe werkt het digitaal ondertekenen?
- Vanuit Multilease ontvang je een e-mail van de afzender contract2sign@order2cash.com met als onderwerp bijvoorbeeld: Tekenverzoek van Multilease om leasecontract met document ID 1075... te ondertekenen. In deze e-mail kun je het te tekenen document bekijken via de knop "Document". Vervolgens kun je het document doornemen en indien akkoord digitaal ondertekenen. Het tekenverzoek verloopt na 30 dagen. Het document onderteken je door op de knop “Tekenen” te klikken (linksboven).
- Hierna opent zich een nieuw scherm waar om een validatiecode wordt gevraagd. Deze validatiecode ontvang je gelijktijdig in je e-mail. Kopieer deze validatiecode en klik vervolgens op tekenen.
- Als laatste ontvang je per e-mail een bevestiging van de ondertekening.
- Indien je het niet eens bent met de inhoud van het contract, kies je voor “Afkeuren”. Jouw toelichting voor de afkeuring wordt naar jouw leaseadviseur bij Multilease gestuurd. Vanuit Multilease zal vervolgens contact met je worden opgenomen.
Het hele proces kun je ook bekijken in deze video: https://www.youtube.com/watch?v=fktzn4ZztRg