Privacy verklaring

Algemeen
Dit is de privacyverklaring van Multilease B.V. (KvK 28022284), bezoekadres Regulusweg 11 te (2516 AC) Den Haag (hierna: “Multilease”, “wij” of “ons”). Multilease is een middelgroot autoleasebedrijf met een uitgebreid assortiment aan leasevormen. Naast het leveren van leaseauto’s bieden wij ook ondersteuning bij wagenparkbeheer en mobiliteitsoplossingen op maat. Voor een overzicht van onze producten en diensten verwijzen wij u graag naar onze internetpagina.

In deze privacyverklaring omschrijven wij hoe Multilease als verwerkingsverantwoordelijke omgaat met de persoonsgegevens (dat wil zeggen informatie die herleidbaar is tot een persoon) die met ons worden gedeeld en waar wij binnen onze dienstverlening gebruik van maken. Door het gebruik van onze internetpagina en door ons op andere wijze persoonsgegevens te verstrekken, accepteert u dat wij uw persoonsgegevens verzamelen en overeenkomstig deze privacyverklaring gebruiken. Deze privacyverklaring is van toepassing op persoonsgegevens van de volgende betrokkenen:

klanten (diegenen met wie wij een overeenkomst gaan sluiten of hebben gesloten);
leaserijders (diegenen die de leaseauto gewoonlijk bestuurt) en;
de bezoekers en gebruikers van onze internetpagina.

Wij hebben uw privacy en de bescherming van persoonsgegevens hoog in het vaandel staan. Daarom kunt u ervan uitgaan dat wij hiermee uiterst zorgvuldig omgaan. Multilease houdt zich daarbij aan de voorschriften van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit betekent in ieder geval dat wij:

persoonsgegevens alleen verzamelen en gebruiken voor de doeleinden als omschreven in deze privacyverklaring;
uitsluitend die persoonsgegevens gebruiken die voor deze doeleinden noodzakelijk zijn;
u vooraf vragen om toestemming voor gevallen waarin deze toestemming is vereist;
de persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig voor deze doeleinden (tenzij er een wettelijke verplichting of mogelijkheid is om deze langer te bewaren);
iedereen die toegang heeft tot persoonsgegevens een geheimhoudingsplicht hebben opgelegd;
alle redelijke maatregelen hebben genomen om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens juist zijn en;
technische en organisatorische maatregelen hebben genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen toegang door onbevoegden, verlies of vernietiging.

Onze Functionaris Gegevensbescherming (FG) kunt u bereiken op het telefoonnummer 088 – 088 05 25 of per e-mail op privacy@multilease.nl.

Delen persoonsgegevens met derden
Voor onze dienstverlening maken wij gebruik van samenwerkingspartners, waaronder (pech)hulpdiensten, autodealers, automonteurs, reparateurs, verzekeringsmaatschappijen en -tussenpersonen, schade-experts, schadeherstellers, autoverhuurders, leveranciers van brandstof-, mobiliteits- en openbaar vervoerkaarten en leveranciers van volgsystemen van alarminstallaties Voor de ondersteuning van de algemene bedrijfsvoering van Multilease schakelen wij externe leveranciers in, zoals financieel en juridisch adviseurs, boekhoudkantoren, IT-dienstverleners en leveranciers van software en apps. Voor zover wij met deze samenwerkingspartners en externe leveranciers persoonsgegevens delen, hebben wij met hen afspraken gemaakt om ervoor te zorgen dat deze persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan onze dienstverlening worden gebruikt en dat zij technische en organisatorische maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat deze persoonsgegevens veilig zijn en blijven.

Doeleinden van verzameling en gebruik persoonsgegevens
Wij gebruiken voor de volgende doeleinden persoonsgegevens:

overeenkomsten aan te gaan en daaraan uitvoering te geven;
om de gewenste producten en diensten te leveren;
contact met u te onderhouden en uw vragen en verzoeken te beantwoorden;
het beheer en de verbetering van de relatie met u;
het verkrijgen van inzicht in en het verbeteren van onze bestaande producten, diensten en marketingstrategieën en de ontwikkeling van nieuwe;
onderzoeksdoeleinden (bijvoorbeeld onderzoek naar voor betrokkenen (mogelijk) interessante informatie, producten en diensten);
u te informeren over (ontwikkelingen van) onze producten en diensten;
u nieuwsbrieven, enquêtes en klanttevredenheidsonderzoeken toe te zenden;
het beschermen en verdedigen van de rechten en belangen van Multilease;
(gericht persoonlijke) aanbiedingen te doen en u te adviseren;
Het opsporen, voorkomen en anderszins aanpakken van fraude-, beveiligings- of privacy gerelateerde incidenten.

1. Klanten
In verband met de bovengenoemde doeleinden verwerken wij van onze klant (en zijn contactpersonen) in ieder geval de naam, adres en andere contactgegevens die wij van hen hebben ontvangen. De ons onderlinge correspondentie en de daarin opgenomen persoonsgegevens (kunnen) worden opgeslagen om u in het vervolg goed van dienst te kunnen zijn. De communicatie met de klant vindt vooral plaats via post, e-mail, telefonisch, (contactformulieren op) onze internetpagina en (pushberichten van) onze online omgeving.

Zodra u klant bij ons wordt, is het mogelijk dat wij voor u een account aanmaken. Hiermee hebt u toegang tot onze online omgeving voor het beheer van uw wagenpark. Hierin kunt u onder meer de regelmatige leaserijder(s), het kenteken, de kilometerstand, de onderhouds- en schadehistorie, reparaties van de leaseauto, de resterende looptijd van de overeenkomst en verkeersovertredingen raadplegen. De informatie stelt u als klant in staat om toezicht te houden op de leaseauto’s en het gebruik daarvan en om de kosten en risico’s in de hand te houden.

2. Leaserijders
Multilease gebruikt persoonsgegevens van de leaserijder van een leaseauto voor de bovenomschreven doeleinden. Wij krijgen veelal van u als klant of – als wij met u rechtstreeks een (private lease-)overeenkomst sluiten – van uzelf persoonsgegevens. In ieder geval gebruiken we van de leaserijder onder meer zijn naam, adres, andere contactgegevens, geboortedatum, schadeverleden en historie ter zake van begane verkeersovertredingen.

De communicatie met de leaserijder vindt vooral plaats via post, e-mail, telefonisch, (contactformulieren) op onze internetpagina en apps voor uw de mobiele telefoon. De correspondentie met de leaserijder (kan) worden opgeslagen om u als klant in het vervolg goed van dienst te kunnen zijn en u als klant daarover te informeren.

Indien de leaserijder gebruik wenst te maken van een app voor zijn mobiele telefoon kan het zijn dat daarvoor een andere of aanvullende privacyverklaring geldt. Wij raden u aan deze zorgvuldig door te nemen alvorens deze app in gebruik te nemen.

Beheer van uw leaseauto, service en onderhoud
In onze online omgeving leggen wij in ieder geval gegevens over de leaseauto vast, zodat u als klant de leaseauto kan beheren (zie onder 1). Daarnaast worden hierin onder meer vastgelegd de regelmatige leaserijder (s), het kenteken, de kilometerstand, de onderhouds- en schadehistorie en uitgevoerde reparaties aan de leaseauto.

Serviceberichten
Wij gebruiken de gegevens die wij van u als leaserijder hebben ook om contact met u op te nemen als wij daarvoor aanleiding zien, bijvoorbeeld om u te informeren over het periodiek onderhoud van uw leaseauto, een algemene periodieke keuring (apk) of een aanstaande bandenwissel en de planning daarvan. In dat verband delen we ook gegevens met onze partners die deze werkzaamheden voor ons uitvoeren.

Aanvullende producten en diensten
De klant kan bij Multilease aanvullende producten en diensten afnemen, waarmee meer persoonsgegevens dan de hiervoor bedoelde van de leaserijder(s) worden verzameld. Voor een overzicht van deze aanvullende producten en diensten verwijzen wij u naar onze internetpagina. Door middel van telematica kunnen mogelijk onder meer de locatie, het tijdstip en de duur van het gebruik van de leaseauto, het verkeersgedrag / de rijstijl, het brandstofverbruik en de CO2-uitstoot van uw leaseauto worden geregistreerd.

Bij het gebruik van een brandstofpas die door Multilease ter beschikking is gesteld, wordt in ieder geval uw naam, e-mailadres, het brandstofpasnummer, het type en bij ieder gebruik van de brandstofpas de locatie en tijd, de hoeveelheid brandstof en bij iedere tankbeurt de kilometerstand van de leaseauto geregistreerd. Deze gegevens worden gedeeld met u als klant via onze online omgeving.

On- en pechgevallen
Indien uw leaseauto is betrokken bij een ongeval of u autopech hebt, leggen wij daarover gegevens vast. Enerzijds doen wij dit om u als leaserijder zo snel mogelijk weer op weg te helpen, bijvoorbeeld door de inzet van pechhulp of een sleepdienst, door de leaserijder te voorzien van vervangend vervoer en door schades of defecten direct te laten herstellen. Anderzijds gebruiken wij deze gegevens om onze bedrijfsprocessen ten aanzien van on- en pechgevallen te evalueren en verbeteren. Al deze gegevens delen wij met de klant. Een deel ervan delen wij met onze partners die daarbij betrokken zijn.

Bij een ongeval verzamelen wij naast de hiervoor bedoelde gegevens ook gegevens die wij ontvangen van derden, waaronder verzekeringsmaatschappijen, de politie of het CJIB. In ieder geval slaan wij aanvullende gegevens op over:

het ongeval zelf, bijvoorbeeld foto’s, de locatie, de toedracht en informatie over en van getuigen;
uw leaseauto, bijvoorbeeld het kenteken, merk, model, de onderhoudsgeschiedenis en eventuele schades;
u zelf, bijvoorbeeld uw contactgegevens, geboortedatum en rijbewijsgegevens;
andere betrokkenen, bijvoorbeeld passagiers van uw leaseauto of bestuurders en passagiers van andere betrokken auto’s of voertuigen.

Verkeersovertredingen
Multilease is kentekenhouder van de leaseauto. Indien daarmee een verkeers- of parkeerovertreding wordt begaan en daarvoor wordt er een verkeersovertreding opgelegd, dan zijn wij in beginsel verplicht deze te betalen. Om de verkeersovertreding te kunnen doorbelasten aan de klant, registreren wij van verkeersovertreding in ieder geval de gegevens die op de beschikking staan vermeld, waaronder het kenteken van de leaseauto, de aard, de plaats en het tijdstip van de overtreding en de hoogte van het boetebedrag. Deze gegevens worden met de klant gedeeld.

3. Bezoekers en gebruikers van onze internetpagina
Multilease verzamelt persoonsgegevens over bezoekers en gebruikers van onze internetpagina’s. Daarvoor maken wij gebruik van cookies op uw computer, smartphone of tablet en andere hulpmiddelen, waaronder Google Analytics. Wij doen dit om voor bedrijfsdoeleinden te achterhalen hoe onze internetpagina wordt gebruikt en om de inhoud van onze internetpagina op uw persoonlijke voorkeuren af te stemmen. Voor meer informatie over cookies en het gebruik van de buttons naar social media, waaronder Facebook, Twitter en LinkedIn, verwijzen wij naar onze cookieverklaring.

Uw contactgegevens die u invult bij gebruik van het contactformulier op onze internetpagina slaan wij op. Deze gebruiken wij om per e-mail of telefonisch contact met u te onderhouden, uw vragen en verzoeken te beantwoorden, nieuwbrieven toe te zenden en enquêtes af te nemen. Tevens kunnen deze gegevens voor interne analyses worden gebruikt.

Gronden voor gebruik persoonsgegevens
Multilease gebruikt persoonsgegevens op basis van één of meerdere van de volgende gronden:

u hebt toestemming gegeven (u kunt uw toestemming altijd weer intrekken);
het gebruik is nodig voor de uitvoering van een overeenkomst (bijvoorbeeld een leaseovereenkomst of een arbeidsovereenkomst tussen onze klant en een leaserijder);
het gebruik is nodig om te voldoen aan een wettelijke verplichting van Multilease (bijvoorbeeld een identificatieplicht) en/of;
het gebruik is nodig voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang (bijvoorbeeld in verband met een fraudeonderzoek).

Uw rechten
Ten opzichte van Multilease hebt u – als diegene wiens persoonsgegevens worden verwerkt – rechten waarvan u gebruik kunt maken, namelijk:

het recht op inzage (inzicht in welke persoonsgegevens wij van u hebben);
het recht op rectificatie (wijziging van uw persoonsgegevens);
het recht om vergeten te worden (wissing van uw persoonsgegevens);
het recht op beperking van de verwerking (minder persoonsgegevens te laten verwerken);
het recht op dataportabiliteit (overdracht van uw persoonsgegevens);
het recht van bezwaar (het recht om u te verzetten tegen verwerking van uw persoonsgegevens).

Indien u een beroep wilt doen op (een of meerdere van) deze rechten, neemt u dan contact met onze Functionaris Gegevensbescherming (FG). In beginsel krijgt u van ons binnen 4 weken een reactie.

Tot slot
Heeft u vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring? Neem dan contact op met de Functionaris Gegevensbescherming (FG) van Multilease. Bij klachten, kunt u contact opnemen met Multilease of bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Multilease behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen. Daarom raden wij u aan om regelmatig hier terug te keren om van eventuele wijzigingen kennis te nemen.